INTRODUCCIÓN
El 2 de Octubre de 2016 entró en vigor la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Las presentaciones de documentos y solicitudes dirigidos a la Agencia Tributaria deben realizarse obligatoriamente a través del registro electrónico (www.agenciatributaria.gob.es). Si no se toma esta medida, la infracción establecida en el artículo 199 de la Ley 58/2003, establece la sanción de 250,00 €. También se someterá a dicha infracción cuando se presente algún trámite en papel.
La gran mayoría de los Administradores de Fincas ya tienen su propio Certificado Digital, lo normal es que las Comunidades de Propietarios no dispongan de él. El Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España (CGCAFE) tuvo diversas reuniones con el Ministerio de Hacienda y Función Pública con el objetivo de que fuese el propio Administrador de Fincas quien pueda gestionar directamente esta obligación con su propio certificado, para evitar las gestiones presenciales.
No obstante, al final este objetivo no se logró, pues la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) fue rotunda en que el actual certificado de terceros que el Secretario-Administrador venía usando actualmente, en calidad de “Colaborador Social”, para los trámites tributarios y laborales no es válido, y que por lo tanto cada Comunidad de Propietarios debe tener su propio Certificado Digital.
Por lo tanto, cada Comunidad deberá autorizar a su Secretario-Administrador para el uso de su certificado.
A QUIÉN REPERCUTE
- Las personas jurídicas.
- Las entidades sin personalidad jurídica (se incluyen las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las comunidades de propietarios).
TRÁMITES
- Notificaciones.
- Presentación de documentos.
- Solicitudes.
EXCLUSIONES
- La presentación de declaraciones.
- Autoliquidaciones.
COMO OBTENER CERTIFICADO DIGITAL
A.- EL CERTIFICADO DE LA FABRICA NACIONAL MONEDA Y TIMBRE:
1.-El Administrador deberá solicitar en la web de la FNMT (http://www.fnmt.es) el Certificado Digital (Certificado Raíz) para la Comunidad. Deberá entrar en el apartado de “Representante de Entidad Sin Personalidad Jurídica”. Luego rellenar el formulario, haciendo constar el CIF de la comunidad de propietarios y una dirección de correo electrónico.
2.- Una vez solicitado, la FNMT envía por email (a la dirección de correos antes especificada) un “código de activación” (también denominado “código de solicitud”).
3.- El presidente asiste en persona a la Delegación de la AEAT para activar el Certificado Digital. Deberá acreditarse presentando 3 documentos:
- El “código de activación”.
- Su DNI-NIF.
- El Acta de la Junta General de la Comunidad en la que ha sido elegido presidente.
4.- Apoderamiento: En una hora desde su comparecencia y en el mismo ordenador donde se solicitó el certificado raíz se puede descargar el certificado. Si la comunidad está gestionada por un administrador de fincas, lo más práctico es que sea él quien tenga acceso al buzón de notificaciones (para evitar que tenga que estar pendiente de ello el presidente). Para ello, una vez obtenido el certificado electrónico a nombre de la comunidad, es posible “apoderar telemáticamente” al administrador, de forma que sea él. entre otros, quien tenga acceso a todas las notificaciones recibidas por la comunidad.
Se realiza este apoderamiento telemático acudiendo a la web de la Agencia Tributaria y pulsando los enlaces “Apoderar y otorgar representación” y “Apoderamiento para la realización de trámites y actuaciones en materia tributaria por Internet” que se encuentran dentro de “Trámites destacados”. Una vez allí, se rellena el formulario que aparece en el apartado “alta de poder general para trámites tributarios”, haciendo constar el NIF de la persona a la que quiere apoderar para recibir las notificaciones.
5.- Una vez activado el Certificado, hay que dar de alta a la Comunidad en el “Servicio de Dirección Electrónica Habilitada” de la Sede Electrónica de la AEAT.
6.- A partir de ese momento, todas las notificaciones a la Comunidad llegarán a esa Dirección Electrónica, la cual será además la única a través de la cual la Comunidad podrá presentar documentos o escritos a la AEAT.
Este sistema tiene la ventaja de ser gratuito, pero también algunos inconvenientes:
- El Administrador de Fincas deberá presentarse continuadamente en las oficinas de la Agencia Tributaria: tendrá que acudir e identificarse, cotejar el acta de la comunidad, etc…
- El Administrador de Fincas deberá crearse una herramienta propia para automatizar el proceso: deberá especificar en los 060’s un email para el aviso de las notificaciones, y marque la casilla al respecto, que permita a la Administración notificar a través de este medio. Mientras antes todos los escritos los recibía en sobres certificados, a partir de 2017 va a recibir 060’s, como máximo cada 9 días. Por lo tanto, el Administrador de Fincas se ve obligado a automatizar la recepción de los emails 060’s, pues dependiendo del número de Comunidades que administre, la tarea podría resultar verdaderamente engorrosa si no se automatiza adecuadamente.
B.- EL CERTIFICADO DEL CONSEJO GENERAL DE ADMINISTRACIONES DE FINCAS DE ESPAÑA (OPCIÓN RECOMENDADA)
Sus principales ventajas son las siguientes:
- El Administrador de Fincas podrá obtener los certificados de las comunidades de propietarios telemáticamente desde su propio despacho sin necesidad de desplazamientos, y sin necesidad de la presencia física del presidente de la comunidad ante la AEAT u otra oficina administrativa.
- Se facilita la gestión de los numerosos certificados que cada Administrador de Fincas pueda necesitar.
- Se aporta una herramienta para el tratamiento de las notificaciones electrónicas de las diferentes Administraciones.
Su desventaja es que costará dinero.
- Es una herramienta unificada.
QUIÉN ASUME EL COSTE
La Ley ha impuesto esta nueva obligación a las Comunidades de Propietarios, y gestionarla tiene asociada un coste. Además los Administradores de Fincas están asumiendo una nueva responsabilidad totalmente diferenciada de sus funciones y obligaciones profesionales, y eso también conlleva un coste.
Los Administradores de Fincas colegiados han aportado una solución técnica (herramienta unificada) que solventa los enormes problemas que se han derivado de dicha obligación, pero el coste de todo este procedimiento no tiene por qué asumirlo el Administrador, sino la Comunidad de Propietarios.
